Sisäisen veroviraston mukaan W-2-lomakkeet tulee postittaa työntekijöille viimeistään 31. tammikuuta edellisestä kalenterivuodesta johdettujen lomakkeiden osalta. Vaikka työntekijät eivät välttämättä saa niitä postitse tänä päivänä, ne on ainakin lähetettävä tässä vaiheessa. Yrityksille, jotka eivät noudata tätä tiettyä protokollaa, voi olla seurauksia.
Tyytymättömien työntekijöiden välttäminen
Sisäisen veroviraston (IRS) kanssa mahdollisesti esiintyvien virallisten ongelmien lisäksi, koska W-2-lomakkeita ei lähetetä ajoissa, joudut ehkä joutumaan käsittelemään hyvin tyytymättömiä työntekijöitä, joista monet todennäköisesti odottavat veroilmoitus. Työntekijät voivat tehdä valituksia paitsi sinulle myös IRS: lle, mikä voi kannustaa yritystäsi jatkotutkimuksiin, jos asiasta tehdään useita valituksia.
IRS: n hieno arviointi
IRS porrastaa sakot sen mukaan, kuinka myöhään W-2-lomakkeet jätetään. 30 päivän kuluessa eräpäivästä jätetyille W-2-lomakkeille maksetaan sakko 50 dollaria lomaketta kohti. Pienyrityksille enintään 187500 dollaria. Lomakkeista, jotka on jätetty ennen 1. elokuuta mutta myöhemmin kuin 30 päivää, rangaistus nousee 100 dollariin lomaketta kohti ja enimmäissakko on 536 000 dollaria. Suurin sakko on 260 dollaria lomaketta kohti, enintään 1 072 500 dollaria vuodessa 1. elokuuta jälkeen jätetyistä lomakkeista.
Tarkkojen lomakkeiden varmistaminen
Sen lisäksi, että lähetät W-2-lomakkeet ajallaan, sinun on myös varmistettava, että mainitut lomakkeet ovat tarkkoja. IRS: n verkkosivuston mukaan, jos lähetät IRS: lle W-2-lomakkeen väittäessäsi, että olet maksanut tietylle työntekijälle tietyn määrän rahaa etkä maksanut, kyseisellä henkilöllä on oikeus nostaa kanne vahingonkorvauksesta. Arvioidaan 530 dollarin sakko lomaketta kohti ilman enimmäismäärää. Saatat joutua myös maksamaan 5000 dollarin sakon väärän asiakirjan jättämisestä ja saatat joutua syytteeseen.
Tietueet ja viestintä
Joskus, jos ainakin ilmoitat työntekijöillesi, että juokset takana W-2: n kanssa, mutta työskentelet heidän saamiseksi ulos, tyytymättömyys voi olla vähemmän kuin jos et sano mitään. Jos lähetät W-2: n määräaikaan mennessä, mutta palautat sen sinulle väärän tai vanhan osoitteen vuoksi, älä avaa sitä tai heitä sitä pois. Lisää se työntekijän tiedostoon ja tallenna se siltä varalta, että hän ottaa sinuun yhteyttä lomaketta varten tiellä; sinulla on ainakin todiste siitä, että yritit lähettää sen.
