Kun työntekijän käyttäytyminen vaarantaa tiimisi tuottavuuden ja moraalin, on aika toimia. Vaikka on välttämätöntä tavata työntekijä keskustelemaan huolenaiheistasi, alistumattomuuskirjeen seuranta ei vain kiinnitä työntekijää huomioon, että hänen käyttäytymistään ei voida hyväksyä, vaan se tarjoaa yrityksellesi myös asiakirjoja, joita voidaan käyttää oikeudenkäynnissä tai työttömyyskorvausriita.
Noudata yritysten kirjeenvaihtosääntöjä
Kirjoita kirje yrityksen kirjelomakkeeseen. Jos lähetät kirjeen sähköpostitse, tallenna kirje .pdf-muodossa ja lähetä se liitteenä. Aloita kirje muistion muodossa, joka antaa olennaista tietoa kirjeenvaihdosta.
Esimerkki:
TO: Jane Smith
Lähettäjä: Jerry Smythe [aloita tämä rivi]
Aihe: Virhe toimistossa
PÄIVÄYS: 23. elokuuta 2019
Ilmoita tosiseikat
Alistumattomuuskirje ei ole tilaisuus päästää valituksesi työntekijää kohtaan, josta on tullut haittaa tai vastuuta. Pidä kirjeesi lyhyt, kieli tunteeton ja varmista, että huolesi ja seurauksesi työntekijälle ovat selvät.
Esimerkki:
Kuten keskustelimme tänään kokouksessamme, minulla on vakava huolenaihe käyttäytymisestäsi sekä kollegoihisi että minuun. Useammin kuin kerran olet osoittanut kunnioitusta ryhmäkokouksissa, henkilökohtaisissa keskusteluissa ja keskusteluissa täällä toimistossa. Nämä käyttäytymismuodot vahingoittavat toimiston moraalia ja niistä on tullut vastuu saada Johnson & Greene -projekti päätökseen.
Anna esimerkkejä käyttäytymisestä
Dokumentoi väärän käyttäytymisen esiintymät kirjeessä. Muista lisätä päivämäärät ja muiden mukana olevien osapuolten nimet. Kuvaile kielteistä käyttäytymistä kiihkeästi. Älä ole dramaattinen, mutta anna yksityiskohtia, jotka auttavat kaikkia kirjettä lukevia ymmärtämään mitä tapahtui ja miksi työntekijän käyttäytyminen ansaitsee nuhteen.
Esimerkki:
Eilisessä kokouksessa (22. elokuuta 2019) käytöksesi oli epäammattimaista ja häiritsevää. Pyöröit silmiäsi useita kertoja, kun Tim puhui, keskeytit hänet kahdesti ja lopulta kääntyit pois hänestä, kun hän yritti puhua kanssasi huolestasi. Huokasit myös äänekkäästi, kun Ruth antoi hänelle raportin. Kun pyysin sinua selvittämään, mikä järkyttää sinua siitä, mitä Ruthilla oli sanottavanaan, pudistat päätäsi ja sanoit, että se vie liikaa aikaa.
Tämä käytös seurasi puhkeamistasi 20. elokuuta 2019, jonka aikana kohotit äänesi Ericalle, kun hänellä oli vaikeuksia löytää haluamasi tiedosto. Meillä oli tuolloin vieraita toimistossa, ja voisin kertoa, että he olivat hämmentyneitä kuullessasi, että kohtelet Ericaa sen poissa. Kun puhuin sinulle yksityisesti tapahtumasta, kohautit olkapäitäsi ja sanoit, että "Erica on saatettava vastuuseen epäjärjestyksestään". Totesin, että vaikka näin voi olla, ei ole koskaan mitään syytä nostaa ääntäsi, etenkin ammattimaisessa ympäristössä. Suostuit "hiljentämään sitä" tulevaisuudessa.
Tänään, kun tapasimme keskustelemaan siitä, mitä tapahtui 29. elokuuta pidetyssä kokouksessa, olit puolustava ja kysyitkö minulta, onko se sinulle. Vaadit, että reagoin liikaa. Huomautin, että yrityksen omistajana on minun tehtäväni päättää, millaista toimistokulttuuria haluan edistää. Sanoit olevani "liian pehmeä" ja että liike joutuisi vaikeuksiin, jos jatkaisin ihmisten koodaamista. Keskitit minut kolme kertaa, kun yritin selittää kantaani ja lopulta rynnäsin ulos toimistostani, kun puhuin vielä sinulle.
Huomautus Seuraukset
Kirjeessä tulisi selkeästi selittää työntekijän nykyisen käyttäytymisen seuraukset sekä se, mitä hän voi odottaa, jos hän ei tee välittömiä muutoksia. Usein on hyvä laatia suunnitelma välittömästä vastuullisuudesta positiivisten muutosten tekemiseksi.
Esimerkki:
Jane, vaikka työni on yleensä vaikuttunut minusta ja arvostan sinua työntekijänä, on mahdotonta edistää tuottavaa, kollegiaalista työympäristöä, kun työntekijä käyttäytyy säännöllisesti kuten sinäkin. Vaikuttaakseni tekojesi vakavuuteen ja antaakseni tiimillemme aikaa kokoontua uudelleen, keskeytän teidät loppuviikosta maksamatta. Lähdet toimistosta tänään, keskiviikkona 23. elokuuta, ja palaat vasta maanantaina 28. elokuuta kello 9.00. Toivon, että tämä vapaa-aika antaa sinulle aikaa pohtia tekojasi ja harkita mahdollisia toimenpiteitä, jotka auttavat sinua toimimaan sopivammin ammatillisessa ympäristössä.
Palatessasi maanantaina, lähetä minulle sähköpostia, jotta voimme asettaa ajan keskustellaksesi suunnitelmistasi käyttäytymisen käsittelemiseksi. Jos hankaava käyttäytymisesi jatkuu, voit kuitenkin jättää minulle vain vaihtoehdon erottaa sinut asemastasi. Toivon vilpittömästi, että se ei kuitenkaan pääse tähän.
