Kun verokaudella pyörii joka vuosi, paperityöt, jotka yrityksen on järjestettävä ja toimitettava IRS: lle, voivat tuntua ylivoimaisilta. Riippumatta siitä, kuinka liike on kiireinen ja kiireinen, kaikkien IRS: lle toimitettujen lausuntojen on oltava mahdollisimman tarkkoja, jotta vältetään liittohallituksen tekemät tarkastukset tai oikeudelliset toimet. Työntekijöiden yrityksille yksi tärkeä asiakirja, joka on täytettävä joka vuosi, on W-2-lausunto.
Laki ja W-2
Lomakkeessa W-2 ilmoitetaan työntekijälle yhden vuoden aikana maksetut verotettavat palkat sekä kyseisen vuoden palkkakuluista pidätetyt työvero. Liittovaltion lakien mukaan kaikkia työnantajia on lähetettävä työntekijöille W-2-lausunnot riippumatta siitä, kuinka pienet tulot tai palkat ovat. Nämä W-2-lausunnot voidaan lähettää joko paperimuodossa tai digitaalisessa muodossa, ja työntekijöiden on vastaanotettava ne viimeistään seuraavan vuoden 31. tammikuuta. Työnantajien on myös toimitettava IRS: lle kopio työntekijän W-2: sta.
Varoitus
Jos W-2-lomakkeita ei lähetetä ajoissa, seurauksena voi olla merkittävä sakko yrityksellesi. Vuodesta 2018 alkaen sinulle voidaan määrätä 50–260 dollarin sakko lomaketta kohti, riippuen siitä, kuinka myöhään postitus on. Pienyrityksille suurin taloudellinen sakko verovuonna voi vaihdella välillä 187500 ja 1 072 500 dollaria.
Puuttuvat tai virheelliset W-2: t
Joskus W-2-lomakkeet voivat olla virheellisiä tai kadota postista. Tällaisissa tilanteissa työntekijät todennäköisesti ottavat yhteyttä palkanlaskijaasi tai henkilöstöosastoon pyytääkseen korjauksia tai kopion lomakkeesta. Henkilökuntasi tulisi olla valmis vastaamaan näihin pyyntöihin nopeasti, erityisesti verokauden päättyessä ja lähestyessä hakemuksen jättämisen määräaikaa.
Korvaa puuttuvat W-2-sarjat
Puuttuvien W-2-lomakkeiden korvaamiseksi IRS laatii ja lähettää työntekijälle lomakkeen 4852. IRS: n mukaan tätä lomaketta voidaan käyttää W-2: n sijasta, jos työntekijän ei ole vielä vastaanotettu W-2: ta ennen hakemuksen jättämisen määräaika. Lomakkeen 4852 käyttäminen voi kuitenkin viivästyttää veronpalautuksia, koska IRS: n on tarkistettava lomakkeessa olevat tiedot. Jos työntekijä jättää lomakkeen 4852 ja saa myöhemmin korjatun tai puuttuvan W-2: n ja huomaa, että osa 4852: sta oli virheellistä, hän voi jättää lomakkeen 1040X IRS: lle. Lomake 1040X on muutettu tuloveroilmoitus.
Muut verolomakkeet
Työnantajien on lain mukaan pidettävä W-2-lomakkeita arkistossa vähintään neljä vuotta. Työnantajien on myös lain mukaan täytettävä työtunnuslomake (EIN). Täytetyt EIN-lomakkeet antavat työnantajille yksilölliset työnantajan verotunnukset kustakin työntekijästä. Nämä verotunnukset vaaditaan ilmoitettaessa työntekijöiden palkat ja veronpidätykset. Saadaksesi EIN-lomakkeen, ota yhteyttä IRS: ään numeroon 1-800-829-4933.
