Enimmäkseen ovat menneet päivät, jolloin pienyritysten omistajat voisivat kääntyä tuolissaan ja ilmoittaa henkilökunnalleen: "Tapaamme tänään klo 4." Teknologia on vapauttanut työntekijät työskentelemään etänä ja lukemattomista paikoista. Jos sinusta tuntuu joskus, että tämä todellisuus on lisännyt "villi länsi" -elementin pienyrityksellesi, harkitse Microsoft Outlook 2010 -versioita löytääksesi kaivattu lasso. Se voi pyöristää kaikki helposti - heti kun opit köyden kelaamisesta kalenterimerkinnän tekemiseen muutamassa yksinkertaisessa vaiheessa.
Tee kalenterimerkintä
Kutsu joku kokoukseen tai tapahtumaan yhdellä kolmella tavalla Outlookin avaamisen jälkeen:
- Napsauta vasemmassa yläkulmassa kohtaa ”Uudet tuotteet”. Napsauta sitten sen alapuolella "Kokous".
- Napsauta Kalenteri-kuvaketta (toinen kuvake näytön vasemmassa alakulmassa). Napsauta sitten Uusi kokous tai Uusi tapaaminen.
- Napsauta postilaatikossa Vastaa kokouksella.
Valitse Outlook Kutsu osallistujia
Käytä Osoitekirjaasi hakeaksesi sähköpostiosoitteet Vastaanottaja-riville, josta voit listata kalenterikutsusi vastaanottajat. Vaihtoehtoisesti voit kirjoittaa heidän sähköpostiosoitteensa manuaalisesti. (Tässä vaiheessa saattaa olla viisasta lisätä nämä ihmiset osoitekirjaasi. Se säästää hetken seuraavalla kerralla, kun haluat tehdä kalenterimerkinnän.)
Viimeistele kalenterikutsu
Laita kalenterikutsusi viimeistely ja olennaiset yksityiskohdat täyttämällä:
- Otsikkorivi
- Sijainti
- Aloitusaika
- Lopetusaika käyttämällä avattavia ruutuja
Harkitse yksityiskohtia
Ennen kuin painat Lähetä-näppäintä, harkitse viisautta kirjoittaa tekstikenttään lyhyt viesti, joka selittää kalenterikutsusi tarkan luonteen. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä, jos uskot kutsun aiheuttavan puhelinkyselyjä tai työntekijöiden käyntejä toimistossasi. Viesti voi estää tällaiset keskeytykset ja kertoa työntekijöillesi, mitä heidän on tiedettävä, ja mitä heidän tulisi tehdä valmistautuakseen.
Jos haluat työntekijöidesi lukevan tiedoston ennen kokoustasi, napsauta Liitä tiedosto ennen kalenterikutsusi lähettämistä. Varmista, että he eivät unohda sitä, kirjoittamalla lyhyt viesti, joka ohjaa heidän huomionsa siihen.
Lähetä kalenterikutsu etänä
Sinun ei tarvitse olla kytkettynä työtietokoneeseesi kuin kotelo cowboylla, jotta voit lähettää kalenterikutsun työntekijöillesi. Voit lähettää yhden iPhonesta siirtymällä kalenterisovellukseen ja noudattamalla näitä ohjeita:
- Luo "Uusi tapahtuma" (tai "Olemassa oleva tapahtuma", jos välität kutsun jo luomaasi tapahtumaan).
- Napauta Muokkaa-painiketta.
- Napauta Kutsujat.
- Lisää niiden ihmisten sähköpostiosoitteet, jotka haluat kutsua kokoukseen tai tapahtumaan.
- Napauta oikeassa yläkulmassa olevaa Valmis-painiketta, joka toimii lähetystoimintona.
Outlookin kalenterikutsutoiminnon hyödyntäminen on yksi askel järjestyksen ja organisaation tuonnissa pienyrittäjänä. Ja työntekijät arvostavat myös ponnistelujasi.
