Ilman työpaikallasi käytävää konfliktinratkaisutekniikkaa kahdella hyvin erilaisella henkilöllä voi olla vaikeuksia kommunikoida stressin aikana. Siksi on välttämätöntä, että sekä johtajat että työntekijät ymmärtävät jokaisen tiimin jäsenen tyypillisen tavan käsitellä konflikteja sekä kuinka toteuttaa konfliktinratkaisutekniikoita.
Mutta onko olemassa oikea tapa puuttua konflikteihin työpaikalla? Kuten tapahtuu, on viisi erilaista "persoonallisuutta" tai tekniikkaa, jota ihmiset käyttävät konfliktien kohdalla: välttäminen, kilpailu, asuminen, kompromissit ja yhteistyö. Tapa, jolla hoidat konflikteja, voi tuntua sinulle täysin normaalilta, mutta vieraalta toiselta, joten ihanteellinen ratkaisu on vain: yhteistyö.
Johtajana hallitset paitsi projekteja myös persoonallisuuksia. Joskus vahvat persoonallisuudet voivat johtaa jännitteisiin, jotka viime kädessä vaikuttavat projektin onnistumiseen. On kaikkien etujen mukaista hoitaa konfliktit onnistuneesti työssä. Lue lisää näiden kahden konfliktinratkaisutekniikan välisestä erosta, miksi yhteistyö on ihanteellista ja kuinka toteuttaa konfliktinratkaisustrategioita työpaikalla parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi.
Konfliktien suhteellinen luonne ja ratkaiseminen
Persoonallisuus ja kasvatus vaikuttavat tapaan, jolla käsittelemme konflikteja. Ajattele sitä tällä tavalla. Joissakin kotitalouksissa on täysin normaalia kävellä pois konflikteista eikä koskaan tuoda sitä esiin. Toisissa perheissä ongelmista keskustellaan järkevästi, kunnes saavutetaan kompromissi, kun taas jotkut perheet ratkaisevat ongelmansa dramaattisella tunnelmalla.
Kuvittele, että sinulla on kolme tiimin jäsentä, joista kukin on kasvatettu eri näistä ympäristöistä. Yksi aikoo kävellä pois, toinen yrittää keskustella ja kolmas saattaa nostaa ääntään ja tulla tunnepitoiseksi. Kukin luulee käsittelevänsä konflikteja normaalilla tavalla ja pitää kahden muun työtoverin käyttäytymistä outona. Konfliktien hallinnan määritelmä on yritys tuoda kaikki samalle sivulle prosessilla vaikeiden tilanteiden käsittelemiseksi. Jotta nämä tekniikat olisivat onnistuneita, jokainen työntekijä on kuitenkin koulutettava prosessissa antamaan kaikille yhteinen kanta.
Ymmärtää joukkueesi meikkiä
Ensimmäiseen konfliktinratkaisustrategiaan kuuluu pääsy tiimin huddle-keskusteluun keskustelemaan konfliktien hallinnasta ennen ongelman ilmaantumista. Vaikka työpaikalla voi esiintyä ristiriitoja työntekijöiden ja ylimmän johdon tai työntekijöiden ja asiakkaiden välillä, eniten konflikteja tapahtuu työntekijöiden välillä, jotka viettävät suurimman osan ajastaan yhdessä. Pyydä kaikkia miettimään, kuinka heillä on mukavinta käsitellä konflikteja jokapäiväisessä elämässään. Yhteinen kanta saattaa olla jo olemassa.
Viisi yleistä konfliktinratkaisukäyttäytymistä ovat:
- Välttäminen
- Kilpailu
- Majoitus
- Vaarantaa
- Yhteistyö
Konfliktien välttäminen
Välttäminen merkitsee kävelemistä pois ja konfliktin sivuuttamista kokonaan, tekemättä mitään, mitä voidaan pitää veneen heiluttamisena. Tämä tuntuu turvalliselta yksilöltä, mutta ei ratkaise ongelmaa. Ongelma saattaa jopa pahentua, jos se jätetään käsittelemättä.
Ryhmäympäristössä yksi henkilö voi poimia työtoverin löyhyyden, joka välttää konflikteja, mikä voi johtaa turhautumiseen ja kaunaan. Jos jokaisella tiimissä on välttämisstrategia, tuottavuus on heikko ongelman ilmetessä, koska kukaan ei halua astua lautaselle.
Tämän konfliktinratkaisutyyliin nojaavan henkilön on helppo mukautua toisen henkilön toiveisiin, koska hän mieluummin sopisi jonkun kanssa konfliktin ratkaisemiseksi. Heidän tarpeitaan ei kuitenkaan täytetä tällä tavalla, mikä voi aiheuttaa ongelmia tiellä.
Kilpailevat voittamaan konflikteja
Jotkut ihmiset pitävät konfliktia mahdollisuutena voittaa. Heillä ei ole intressiä kompromisseihin, yhteistyöhön tai konfliktin välttämiseen. He haluavat päästä tielle eivätkä pelkää väittää mielipiteitään.
Joukkueympäristössä kilpailuasenne konflikteihin voi helposti siirtyä kiusaamiseen. Se voi myös aiheuttaa turhautumista sellaisille työtovereille, jotka eivät tunne, että heidän näkemyksiään otetaan vakavasti. Turhautumisen kasvaessa työtoverit voivat päätyä kilpailukykyiseen lähestymistapaan konfliktien ratkaisemiseen, ja ongelma kärjistyy.
Kompromissi on ainoa vaihtoehto, jonka avulla joku, jolla on tämä ajattelutapa, voi voittaa, vaikka kompromissiin asettuminen voi silti liittyä valtataisteluun.
Majoittaa toisen henkilön
Tiimin jäsenillä, jotka eivät välttämättä pelkää puhua konfliktien kautta, ei kuitenkaan voi koskaan olla omia vaatimuksia. Sen sijaan he kumartuvat taaksepäin vastatakseen toisen henkilön vaatimuksiin ja silittämään konfliktin.
Mukautettu konfliktinratkaisutekniikka ei salli kaikkien näkökulmien tai tietojen tuomista pöydälle. Ihmisten mukauttaminen väistämättä estää heidän turhautumistaan tai heikentää tunteitaan. Ajan myötä tämä voi aiheuttaa turhautumista ja johtaa itsevarmojen työtovereiden odotukseen, että he saavat aina tiensä.
Ihannetapauksessa ihmisten mukauttamista voidaan kannustaa ilmoittamaan tarpeet konfliktinhallintatilaisuuksissa siirtyäkseen kohti yhteistyötä.
Kompromisseja konfliktien aikana
Vaarantavan konfliktinratkaisustrategian tavoitteena on päästä ratkaisuun, jota pidetään oikeudenmukaisena. Kaikki työskentelevät yhdessä, joten kukaan ei pääse täysin tielle. Sen sijaan jokainen tiimin jäsen tekee uhrauksen varmistaakseen, että kaikilla on pieni lohdutuspalkinto.
Kompromissi kuulostaa hyvältä alusta alkaen, mutta oikeudenmukainen ratkaisu ei ole aina tehokas ratkaisu. Tämä konfliktinratkaisustrategia on edelleen liian keskittynyt kilpailuun, ja siinä jätetään huomiotta: mitä kukin tarvitsee? Siellä yhteistyö tulee pelaamaan.
Yhteistyö ratkaisun löytämiseksi
Yhteistyö maksimoi jokaisen tiimin jäsenen itsevarmuuden ja yhteistyökyvyn. Jokainen puhuu tarpeidensa ilmoittamiseksi, ja kun koko kuva on maalattu, joukkue tekee yhteistyötä tarvittavan kaikkien tarpeiden tyydyttämiseksi mahdollisimman suuressa määrin. Kaikki lähtevät onnellisina.
Yhteistyö ei tietenkään ole aina mahdollista, mutta siihen kannattaa pyrkiä. Liian usein konflikteja syntyy väärinkäsitysten ja huonon viestinnän takia. Jos kaikki joukkueen jäsenet ovat valmiita ilmaisemaan tarpeensa ja auttamaan vastaamaan muiden tarpeisiin, syntyy todella yhteistyöympäristö.
Tiimisi valmentaminen kohti yhteistyötä
Kun olet saanut tiimisi yhdessä ja ymmärtänyt, minkä tyyppinen konfliktinratkaisutekniikka jokaiselle ihmiselle tyypillisesti kuuluu, voit antaa heille henkilökohtaista ohjausta siihen, mitä heidän on tehtävä työskennellessään. Joidenkin tiimin jäsenten on ehkä oltava vakuuttavampia ja toisten yhteistyöhalukkaampia. Voit toimia välittäjänä alkuvaiheessa ja auttaa ihmisiä prosessin läpi.
Teoriassa jokainen konfliktiin osallistunut henkilö ilmoittaa tarpeensa. Sen jälkeen he keksivät ratkaisun, joka täyttää nämä tarpeet. Kun molemmat osapuolet sopivat päätöslauselmasta, on aika panna se täytäntöön. Ajan myötä tiimistäsi tulee riittävän mukava prosessi käsitellä sitä itse, etsimällä ohjaustasi vasta, kun he tuntevat olevansa jumissa.
Prosessi ei kuitenkaan ole suoraviivainen käytännössä. Todellinen elämä on sotkuista, ja oikeat ihmiset ovat emotionaalisia. Sinun tulisi asettaa joitain perussääntöjä varmistaaksesi, että konfliktienhallintaistunnot pysyvät kohdennetuina eivätkä edisty sormen osoittamiseen.
Konfliktien ratkaisutekniikoiden perussäännöt
Anna joukkueellesi jonkin verran itsenäisyyttä tässä prosessissa antamalla heidän antaa panoksensa perussääntöihin. Luettelon ei tarvitse olla pitkä, mutta sen on katettava mitä työtoverit odottavat toisiltaan ongelman sattuessa. Aseta tämä etukäteen, ennen kuin kukaan menettää viileytensä konfliktin vuoksi.
Esimerkiksi konfliktinhallinnassa suositellaan "I" -kieltä "sinä" tai "he" sijaan, mikä tyypillisesti edeltää syyllisyyttä. Sen sijaan, jos ryhmän jäsenet keskittyvät sanomaan "minä", he ottavat tilanteen omaksumaan ja supistavat, mitä he voivat tehdä sen ratkaisemiseksi. Toinen perussääntö voi olla keskittyä vain käsiteltävään asiaan, eikä tuoda esiin aikaisempia esimerkkejä vastaavista ongelmista. Tämän ansiosta keskustelu pysyy ratkaisukeskeisenä.
Loppujen lopuksi työpaikan konfliktien ratkaisemisen tavoitteena on auttaa kaikkia tekemään työnsä. Ei ole mitään syytä muuttaa konfliktista henkilökohtainen vendetta. Jokainen päätös ei ole henkilökohtainen lakko jotakuta vastaan. Jotta konfliktien ratkaiseminen onnistuu, keskity työhön ja siihen, mitä sen suorittamiseen tarvitaan.
Johtajan rooli konfliktien ratkaisemisessa
Vaikka sinun tulisi kouluttaa työntekijäsi käsittelemään konflikteja yritykseksi tai tiimiksi vahvistettujen ohjeiden mukaisesti, sinulla on keskeinen rooli johtajana konfliktien hillitsemisessä ja ratkaisemisessa. Oletko koskaan ajatellut, että saatat tahattomasti aiheuttaa konflikteja tiimisi sisällä? Menestys alkaa antamalla selkeät ohjeet ja varmistamalla, että tiimisi ymmärtää odotuksesi. Ole niin tarkka kuin pystyt jakamaan tehtäviä ja kattamaan kuka, mitä, milloin, missä, miksi ja miten. Älä yritä päästä mikrohallinnan alueelle, kun teet niin.
Opi olemaan aktiivinen kuuntelija. Kuuntele tarkoituksellasi ymmärtää, älä vastaa, ja käytä kehon kieltäsi osoittamaan puhujalle, että olet tarkkaavainen ja seuraat mukana. Pysy ammattimaisena ja puolueettomana kaikissa vuorovaikutuksissa ansaitaksesi ja ylläpitääksesi tiimisi kunnioitusta. Vältä tapaamista ihmisten kanssa erikseen. Ryhmäkokouksissa varmistetaan, ettei suljettujen ovien takana ole erityistä kohtelua.
Jos on mahdollista, että joku saattaa vääristää viestiäsi tai ääntäsi sähköpostissa, nosta puhelin. Jos asetat kohtuuttomia määräaikoja ja luot pullonkaulan jonnekin, korjaa se. Et ehkä ymmärrä, että olet osallistunut ongelmaan, ennen kuin välität konfliktinratkaisuistuntoa, jolloin sinun pitäisi puhua ja ilmaista omat tarpeesi ja tulla aktiiviseksi osallistujaksi yhteistyöistuntoon. Ota tarvittaessa mukaan joku muu toimimaan välittäjänä, koska tämä osoittaa eheytesi ja ansaitsee tiimisi kunnioituksen.
Tiedä milloin tauko
Joskus jokaisen on pidettävä tauko ennen kuin he voivat kokoontua, noudattaa perussääntöjä ja tehdä yhteistyötä saadakseen aikaan asioita. Jos sinusta tuntuu, että tunteet nousevat normaalia korkeammalle, suosittele, että jokainen pitää 10 minuutin tauon päästäkseen höyrylle ennen konfliktinratkaisuistunnon aloittamista. Nopea kävely ulkona, jotkut yksin musiikin kuuntelussa tai syvähengitystekniikat voivat rauhoittaa hermoja.
Voi olla myös hyödyllistä kannustaa ihmisiä käyttämään aikaa vastaamiseen hetken aikana. Anna jokaiselle vuoropuhelun, jonka aikana heitä ei keskeytetä. Tämä antaa heille jonkin aikaa kerätä ajatuksiaan ja reagoida sanottuihin todellisuudessa, ei reagoida polviin. Se estää myös vahvaa persoonallisuutta dominoimasta istuntoa.
Lopuksi, jos huomaat, että vietät kohtuuttoman paljon aikaa konfliktien ratkaisemiseen, etenkin sellaisten konfliktien ratkaisemiseen, jotka koskevat samoja ihmisiä, saatat joutua pyytämään apua. Henkilöllä, joka on korkeammalla yrityksessä, voi olla enemmän kokemuksia konfliktien ratkaisemisesta ja hän voi opastaa sinua. Voit myös neuvotella konfliktinhallintavalmentajan kanssa. Niin paljon kuin yritätkin ratkaista konflikteja, saatat joskus yrittää sovittaa neliön tapin pyöreään reikään. Asema yrityksen toisessa tiimissä saattaa toimia paremmin työntekijälle, joka ei tule toimeen nykyisen tiimin jäsenen kanssa.
