Työntekijöiden käytännöt ja menettelytavat kuvaavat, kuinka kaikkien työntekijöiden odotetaan käyttäytyvän riippumatta työnkuvasta tai tehtävänimikkeestä. Työntekijöiden käytännöt ja menettelyt on tyypillisesti yrityksen henkilöstöosaston (HR) kehittäminen ja jaettu kaikille työntekijöille käsikirjan muodossa. Työntekijöiden odotetaan käyttävän tätä käsikirjaa oppaana viitaten siihen usein löytää tietoa yrityksestä sekä ohjeet lomasta, sairausajasta ja palkasta.
Yrityksen toiminta-ajatus
Vaikka suurin osa työntekijöistä on tietoinen yrityksen yleisestä tehtävästä palkattaessa, tarkat yksityiskohdat tulisi täsmentää ja jakaa jokaiselle työntekijälle. Toimintalausekkeet sisältävät esimerkiksi myyntitavoitteita ja markkinointialoitteita, missä yritys on ollut ja mihin se toivoo pääsevänsä. Tähän tulisi sisältyä ylimmän johdon visio yrityksestä.
Työntekijöiltä odotettu käytös
Kaikkien työnantajien on määritettävä työntekijöiden käyttäytymistä koskevat yleiset periaatteet. Se sisältää ohjeet kahden työntekijän sekä työntekijöiden ja johtajien sekä työntekijöiden ja asiakkaiden välisestä sopivasta käyttäytymisestä. Tämä osio sisältää myös tietoja poissaoloista, alamaisuudesta ja kaikista työntekijöiden käyttäytymisen alueista. Esimerkki:
- Työntekijöiden odotetaan raportoivan töistä aikataulun ja aikataulun mukaisesti. Jos on mahdotonta ilmoittaa työstä aikataulun mukaisesti, työntekijöiden on soitettava esimiehelleen ennen lähtöaikaa
Loma ja sairas aika
Suurin osa yrityksistä tarjoaa loma- ja sairausaikaa työntekijöilleen. Suurin osa ajasta loma perustuu työntekijän kokemukseen, jolloin yritykset, jotka ovat viettäneet enemmän vuosia yrityksessä, saavat enemmän aikaa. Myös sairausaika vaihtelee, ja työnantajan on esitettävä yksityiskohtaiset säännöt tällaisista vakuutuksista sekä siitä, saako työntekijöille korvauksia loman ja sairauden aikana. Esimerkki:
- Uudet kokopäiväiset työntekijät saavat suhteellisen määrän lomapäiviä yhden päivän perusteella kutakin palkattua kalenterivuotta kohti työskennellystä kuukaudesta, kuitenkin enintään 10 päivää.
Työntekijöiden korvauspolitiikat
Työntekijöillä on laaja valikoima palkkoja, mutta samassa yrityksessä työskenteleville maksetaan usein samana päivänä. Politiikoissa ja menettelyissä on määriteltävä, milloin työntekijöille maksetaan palkkoja, joko kerran viikossa tai kahdesti kuukaudessa. Työntekijöille on myös kerrottava, onko suoraa talletusta saatavilla, samoin kuin ohjeet bonuspalkkioista sekä mittarilukemien ja muiden työhön liittyvien kulujen korvaamisesta. Esimerkki:
- Työntekijöille maksetaan palkkoja kunkin kuukauden 1. ja 15. päivänä.
Terveysetujen politiikat
Yritysten, jotka tarjoavat terveyshyötyjä, on sisällytettävä keskeiset näkökohdat, kuten yksilöiden ja perheiden hinnoittelu, työntekijäluetteloonsa. Monilla yrityksillä on myös pakollinen odotusaika, joka on välillä 30-90 päivää, ennen kuin etuudet tulevat työntekijän saataville. Esimerkki:
- Kokopäiväiset työntekijät, heidän puolisonsa ja tukikelpoiset huollettavana olevat lapset voivat saada terveysetuuksia 30 päivän jatkuvan työsuhteen jälkeisen kuukauden ensimmäisenä päivänä.
Työntekijöiden eläkepaketit
Ohjelmat, kuten 401K ja muut eläkemuodot, ovat toinen tärkeä osa työntekijöiden käytäntöjä ja menettelyjä. Yritysten on annettava tietoja erityyppisistä vaihtoehdoista.
Muut käytännöt ja menettelyt
Työntekijöiden käytäntöjen ja menettelyjen tulisi koostua kaikista kuviteltavissa olevista tilanteista ja aiheista, jotta työntekijät ymmärtäisivät kaikki yrityksessä työskentelyn näkökohdat. Tähän sisältyy hyväksyttävää pukua, turvallisuutta, irtisanomista ja eroamista, kotona työskentelyä ja ylityötä koskevat käytännöt.
