Sisäinen valvonta on käytäntöjä ja menettelyjä, jotka on otettu käyttöön kirjanpitojärjestelmien jatkuvan luotettavuuden varmistamiseksi. Tarkkuus ja luotettavuus ovat ensiarvoisen tärkeitä kirjanpitomaailmassa. Ilman tarkkaa kirjanpitoa johtajat eivät voi tehdä täysin perusteltuja taloudellisia päätöksiä, ja taloudelliset raportit voivat sisältää virheitä. Kirjanpidon sisäisen valvonnan menettelyt voidaan jakaa seitsemään luokkaan, joista kukin on suunniteltu estämään petokset ja tunnistamaan virheet ennen kuin niistä tulee ongelmia.
Kärki
Seitsemän sisäisen valvonnan menettelyä ovat tehtävien erottaminen, pääsynvalvonta, fyysiset tarkastukset, standardoidut asiakirjat, kokeiden saldot, säännölliset täsmäytykset ja hyväksyntäviranomainen.
Tehtävien erottaminen
Tehtävien erottamiseen sisältyy vastuun jakaminen kirjanpidosta, talletuksista, raportoinnista ja tilintarkastuksesta. Muut tehtävät erotetaan, sitä vähemmän mahdollisuudet yksittäisellä työntekijällä on väärinkäytöksissä. Pienyrityksille, joissa on vain muutama kirjanpitäjä, vastuun jakaminen kahden tai useamman henkilön kesken tai kriittisten tehtävien vaatiminen työtovereiden toimesta voi palvella samaa tarkoitusta.
Kirjanpitojärjestelmän kulunvalvonta
Kirjanpitojärjestelmän eri osien käytön hallitseminen salasanojen, työsulkujen ja sähköisten kirjautumislokien avulla voi pitää luvattomat käyttäjät poissa järjestelmästä samalla, kun se tarjoaa tapaa tarkastaa järjestelmän käyttö virheiden tai poikkeamien lähteen tunnistamiseksi. Vankka pääsyn seuranta voi myös estää väärinkäytökset.
Varojen fyysiset tarkastukset
Fyysisiin tarkastuksiin sisältyy käteislaskenta käsin ja kaikki kirjanpitojärjestelmässä jäljitetyt fyysiset varat, kuten varasto, materiaalit ja työkalut. Fyysinen laskenta voi paljastaa piilotetut erot tilin saldoissa ohittamalla sähköiset tietueet kokonaan. Käteisen laskeminen myyntipisteissä voidaan tehdä päivittäin tai jopa useita kertoja päivässä. Suuremmat projektit, kuten käsinlaskenta, tulisi suorittaa harvemmin, ehkä vuosittain tai neljännesvuosittain.
Vakioidut taloudelliset asiakirjat
Rahoitustapahtumissa käytettävien asiakirjojen, kuten laskujen, sisäisten materiaalipyyntöjen, varastokuittien ja matkakustannusraporttien, yhdenmukaistaminen voi auttaa ylläpitämään kirjanpidon yhdenmukaisuutta ajan myötä. Vakioasiakirjamuotojen käyttö voi helpottaa aiempien tietueiden tarkastelua, kun haetaan järjestelmässä olevan ristiriidan lähdettä. Standardoinnin puute voi aiheuttaa tuotteiden huomiotta jättämisen tai tulkinnan väärin tällaisessa tarkastelussa.
Päivittäiset tai viikoittaiset koesaldot
Kaksinkertaisen kirjanpidon käyttö lisää luotettavuutta varmistamalla, että kirjat ovat aina tasapainossa. Silti on mahdollista, että virheet saattavat kaksinkertaisen merkinnän järjestelmän tasapainoon kulloinkin. Päivittäisten tai viikoittaisten kokeilutasojen laskeminen voi antaa säännöllisen käsityksen järjestelmän tilasta, jolloin voit löytää ja tutkia ristiriitaisuuksia mahdollisimman aikaisin.
Määräaikaiset täsmäytykset kirjanpitojärjestelmissä
Satunnaiset kirjanpidon täsmäytykset voivat varmistaa, että kirjanpitojärjestelmän saldot vastaavat muiden yhteisöjen, kuten pankkien, toimittajien ja luottoasiakkaiden, tilien saldoja. Esimerkiksi pankkitilastossa verrataan käteisvaroja ja talletuksia ja kuitteja kirjanpitojärjestelmän ja tiliotteiden välillä. Tämäntyyppisten täydentävien tilien erot voivat paljastaa virheitä tai ristiriitaisuuksia omissa tileissäsi, tai virheet voivat olla peräisin muilta tahoilta.
Hyväksyntäviranomaisen vaatimukset
Vaatimukset tietyille johtajille tietyntyyppisten tapahtumien hyväksymiseksi voivat lisätä kirjanpitotietoihin vastuun osoittamalla, että asianomaiset viranomaiset ovat nähneet, analysoineet ja hyväksyneet tapahtumat. Suurten maksujen ja kulujen hyväksynnän vaatiminen voi estää häikäilemättömiä työntekijöitä tekemästä suuria vilpillisiä tapahtumia esimerkiksi yrityksen varoilla.
