Oli aika kauan sitten - jopa sähköpostin yleistyessä - että ihmiset kirjoittivat kirjeitä paperille kiittäen sinua hyvin tehdystä työstä tai kirjoittivat nopean muistiinpanon Kiitos-kortille. Tänään älypuhelinten ja kannettavien tietokoneiden yleistyessä suurin osa Kiitos-muistiinpanoista lähetetään sähköposteina. On tärkeää tietää, milloin sinun pitäisi vastata pikaviestiin ja miten sinun tulisi ilmaista vastauksesi, aikakaudella, jolloin etiketti muuttuu melkein yhtä nopeasti kuin tekniikka.
Milloin vastata ... ja milloin ei
Ei oikeastaan ole sääntöä, jonka mukaan sinun on vastattava kiitosviestiin. Jos kuitenkin haluat jatkaa liikesuhdetta tai pitää asiakkaasi tyytyväisinä, sähköpostin tunnustaminen on usein hyvä idea.
Jos myyjä lähettää sinulle kiitoksen siitä, että puhuit hänelle puhelimitse etkä tarvitse yrityksen tuotteita, vastaaminen hänelle voi avata oven loputtomalle viestisarjalle, jota et halua vastaanottaa. Tässä tapauksessa on melko hyväksyttävää poistaa sähköposti.
Toisaalta, jos asiakas lähettää sinulle sähköpostia kiittäen sinua ylimääräisestä palvelustasi, sinun pitäisi todennäköisesti vastata. Vastaavasti, jos sähköposti sisältää kysymyksiä, jotka edellyttävät vastausta, sinun pitäisi todennäköisesti vastata.
Peilaa vastauksesi
Kuten useimmissa sähköpostivastauksissa, peilaus on hyvä tapa varmistaa, että toinen henkilö vastaanottaa vastauksesi hyvin. Onko kiitos-sähköpostilla täydellinen nimi ja käytetäänkö virallista kirjoitustyyliä vai onko se yksinkertainen lause ilman välimerkkejä tai isoja kirjaimia, voit yleensä vastata luontoissuorituksina.
Vastaaminen asiakkaiden sähköposteihin
Kun asiakas vie aikaa kirjoittaa kiitos-sähköpostin, sinun tulee aina vastata, vaikka se vain tunnustaisi, että sait sen. Sen lisäksi, että onnellisista asiakkaista tulee toistuvia asiakkaita, he myös todennäköisemmin viittaavat ystäviinsä ja yhteistyökumppaneihinsa.
Yksi tapa osoittaa, että arvostat hyvää palautetta, on kysyä asiakkaalta, voisitko käyttää heidän sähköpostiosoitettaan suositteluna tulostaaksesi seinällesi tai sijoittamalla verkkosivustollesi.
Esimerkki:
Hyvä rouva Frazier,
Kiitos, että käytit aikaa kirjoittaa minulle. Olen aina iloinen kuullessani onnelliselta asiakkaalta! Haluatko, että lainaisimme sinua verkkosivustomme suosittelusivulla?
Vastaaminen työnhakijoille
Nykypäivän työnhakijat seuraavat melkein aina kiitoksia riippumatta siitä, kuinka hyvin tai huonosti haastattelu sujui. Hakijan sähköpostiosoitteeseen vastaamatta jättäminen on harvoin hyvä vastaus, koska hänellä on hyvät mahdollisuudet ottaa sinuun uudelleen yhteyttä.
Ellet ole jo päättänyt antaa hakijalle työpaikkaa, vastauksessasi ei saa viitata siihen, että hakija saattaisi saada työpaikan. Tietenkin, jos olet epävarma, vastauksen ei pitäisi myöskään heikentää heidän toiveitaan. Säilytä ammattimainen sävy ja ilmoita hakijalle, mitä hänen pitäisi odottaa seuraavana askeleena.
Esimerkki:
Oli ilo tavata sinut. Haastattelemme muutamia muita ehdokkaita lähipäivinä. Jos päätämme jatkaa toista haastattelua, otan sinuun yhteyttä ennen viikon loppua.
Jos olet varma, että ehdokas ei ole hyvä ottelu organisaatiollesi, voit olla suorempi.
Esimerkki:
Oli ilo tavata sinut. Valitettavasti epäilen, seuraammeko haastattelua tällä hetkellä. Säilytämme kuitenkin ansioluettelosi, jos meillä on uusi aukko. Toivotan sinulle parasta työnhakussa.
Huomaa, että molemmissa esimerkeissä kirjoittaja erottaa itsensä yrityksestä, ikään kuin sanoen: "Vaikka minulla oli mielelläni puhua kanssasi, yritys palkkaa jonkun toisen". Tämä voi auttaa vähentämään hylkäämisen pistosta tekemättä siitä henkilökohtaista.
