Hallintotietojärjestelmä (MIS) on joukko järjestelmiä ja menettelyjä, jotka keräävät tietoja useista lähteistä, kokoavat sen ja esittävät sen luettavassa muodossa. Johtajat luovat MIS: n avulla raportteja, jotka antavat heille kattavan yleiskuvan kaikista päätöksenteon edellyttämistä tiedoista päivittäisistä yksityiskohdista huipputason strategiaan. Nykyiset johtamistietojärjestelmät luottavat suurelta osin tekniikkaan tietojen kokoamisessa ja esittämisessä, mutta käsite on vanhempi kuin nykyaikaiset laskentatekniikat.
Yrityspäätösten tekeminen
Johtamistietojärjestelmän päätarkoitus on tehdä johtajien päätöksenteosta tehokkaampaa ja tuottavampaa. Yhdistämällä tietoja useista lähteistä yhteen tietokantaan ja esittämällä tiedot loogisessa muodossa, MIS voi tarjota johtajille kaiken tarvittavan tietoon perustuvien päätösten tekemiseksi ja operatiivisten kysymysten perusteellisen analysoinnin.
Yritystietojen kerääminen
MIS voidaan kehittää keräämään melkein minkä tahansa tyyppisiä tietoja, joita johtajat tarvitsevat. He voivat tarkastella taloudellisia tietoja, kuten päivittäisiä tuloja ja kuluja, yhdellä silmäyksellä ja liittää ne tiettyihin osastoihin tai ryhmiin. Suorituskykyindikaattorit, kuten projektien ajantasaisuus tai kokoonpanolinjalta tulevien tuotteiden laatu, voivat auttaa johtajia tunnistamaan tarvittavat parannukset. Henkilökunta voi hallita työvuorojen, saapuvien ja lähtevien lähetysten aikatauluja mistä tahansa MIS-palveluun liittyvästä paikasta.
Yhteistyön ja viestinnän helpottaminen
Johtamistietojärjestelmä voi myös helpottaa yhteistyötä ja viestintää. Työntekijät voivat muokata ja jakaa asiakirjoja ja välittää olennaisia tietoja ennakoidusta kehityksestä ja varoituksista koko organisaatiossa.
Yritysraporttien kokoaminen
Yksi johtamistietojärjestelmän arvokkaimmista ominaisuuksista on sen kyky hankkia sisäisiä ja ulkoisia tietoja useista lähteistä ja esittää ne helposti analysoitavassa muodossa. Sisäiset raportit esittävät tietoja johtajien ymmärrettävällä tavalla sisällyttämällä kaikki asiaankuuluvat tiedot ja ryhmittelemällä tiedot loogisella tavalla. Esimerkiksi yritysjohtajan tarkastelemassa ravintolaketjun raportissa voi näkyä tulot, kulut, työtunnit ja kunkin toimipisteen volyymi, jolloin hän voi nähdä, mikä kauppa ansaitsee eniten rahaa työntekijää kohti kerroksessa ja missä kaupoissa on suuremmat kulut verrattuna tuloihin ja määrään - indikaattori jätteistä tai varkauksista.
Hallituksen raporttien luominen
Voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat käyttää MIS-järjestelmää liittovaltion hallituksen vaatimien raporttien luomiseen automaattisesti. Tämä antaa työntekijöille ja vapaaehtoisille mahdollisuuden keskittää aikansa tuottavampaan toimintaan ja vähentää liittovaltion raporttien lähettämiseen liittyviä virheitä ja kustannuksia.
Etulinjan edut
Etulinjan työntekijät voivat käyttää MIS-palvelua myös työssään tehokkaammin. Esimerkiksi kaikilla tasoilla työskentelevät henkilöt voivat kysyä MIS: ltä tarkistaakseen varastotuotteiden tilan, tarkastellakseen omaan osastoonsa tai ryhmään liittyviä tilastoja ja pyytää sisäisiä materiaalien siirtoja.
Henkilöstön kouluttaminen käyttämään järjestelmää
Johdon tietojärjestelmä voi olla kallis sijoitus. Sen lisäksi, että ostaa MIS-ohjelmistopaketti, mukauttaa järjestelmää ja palkata ylimääräistä IT-henkilöstöä järjestelmän valvontaan ja ylläpitoon, yrityksen on koulutettava kaikki työntekijät käyttämään järjestelmää. Etulinjan työntekijät suorittavat usein MIS: n kaksi ensimmäistä vaihetta, tietojen keräämisen ja syöttämisen, jolloin heillä on vähemmän aikaa keskittyä tuottavaan toimintaan; tämä voi lisätä yleisiä palkkakustannuksia. Punnitse MIS: n kustannukset mahdollisiin etuihin, ennen kuin otat tämän työkalun käyttöön pienyrityksessäsi.
