Microsoft Office on tehokas joukko toimistopakettityökaluja, joita kuka tahansa yrityksen omistaja voi käyttää tekstinkäsittelyssä, tiedonhallinnassa ja esityksissä. Olitpa työskentelemässä MS Suitessa tai Microsoft Office 365: ssä, voit muuntaa Word-asiakirjan helposti PowerPointiksi. Et tarvitse doc-tiedostoa ppt-muuntimeen. Vaikka tämä on melko yksinkertainen prosessi, on pidettävä mielessä muutama asia, jotta sinun ei tarvitse palata takaisin ja muotoilla alkuperäisen asiakirjan tiettyjä osia kerran PowerPointissa.
Muotoile Word-asiakirja oikein
Ennen kuin vedät asiakirjan Wordista PowerPointiin, varmista, että olet muotoillut Word-asiakirjan oikein. Tämä tarkoittaa oikean otsikkotunnisteiden ja kappaleiden käyttämistä Word-asiakirjassa. Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on luonnos, jonka haluat muuntaa PowerPoint-esitykseksi. Käy läpi ja varmista, että olet käyttänyt Word-valikoiden ylimmässä sarjassa olevia tekstityylejä. Näet vaihtoehdot, kuten Normaali, Otsikko 1, Otsikko 2 ja niin edelleen.
Valitse ääriviivan kullekin osalle oikea tyyli. Kaikki, minkä pitäisi olla dian otsikko, on korostettava ja vaihdettava otsikon 1 tyyliin. Otsikon 2 tyyli, jos toissijaisen tekstityksen tekstitys. Muista, että muotoilet tätä, jotta PowerPoint tietää mitä vetää diaan. Se ei vedä Normaalityyppisiä tekstilohkoja diaan. Tämän tarkoituksena on estää esitystä näyttämästä kirjaa. Vaihda kaikki osat, jotka haluat tuoda diakomponenttina.
Tallenna ja lisää PowerPointiin
Kun olet alustanut Word-asiakirjan oikein, tallenna se. Tarkista tiedostotunniste. Microsoft Word tallentaa asiakirjat automaattisesti .txt-tiedostona. Sinulla on oltava tiedostotunniste .rtf, joka edustaa Rich Text -muotoa. Muuta muotoa napsauttamalla Tiedosto ja sitten Tallenna nimellä. Valitse Tiedoston muoto -vaihtoehdosta tiedostonimen alla olevassa ruudussa Rich Text Format. Tallenna tiedosto sijaintiin, johon pääset helposti.
Avaa uusi PowerPoint-esitys. Valitse Koti-välilehti, valitse Uusi dia ja sitten vaihtoehto Jäsennys. PowerPoint 11: tä käyttävissä Mac-tietokoneissa tätä vaihtoehtoa kutsutaan nimellä Lisää diat ääriviivasta. Hakukenttä avautuu. Etsi luomasi .rtf-tiedosto ja valitse se. Tämä lisää Word-asiakirjan PowerPointiin. Ääriviivat on nyt tuotu esitykseen ja voit muokata dioja haluamallasi tavalla. Muista tallentaa PowerPoint-esitys ennen sulkemista.
Ongelmien vianmääritys
Suurin osa käyttäjistä, joilla on Microsoft Office -sarjatuotteita, osti ne nippuna, joten kaikkien tuotteiden tulisi olla yhteensopivia. Jos PowerPoint-versiosi on vanhempi kuin uudemmassa versiossa luotu Word-asiakirja, sinulla voi olla joitain ongelmia tiedoston muuntamisessa. Tuontiprosessi jatkuu, mutta saatat kohdata joitain muotoeroja, jotka on korjattava muokattaessa PowerPointia. Aina kun mahdollista, tallenna Wordin vanhemmassa versiossa luotu asiakirja uudempaan versioon. Jos tiedosto lähetetään sinulle, voit pyytää lähettäjää tallentamaan tiedoston yhteensopivaksi vanhempien Microsoft-versioiden kanssa.
